Seit einer Woche habe ich frei. Weihnachten sei dank. Daher gibt es in dieser Woche auch keinen Wochenrückblick in meinem Geschäftsführer-Tagebuch. Das heisst natürlich nicht, dass ich Rückblick-technisch untätig bin. Ganz im Gegenteil. Ich nutze die Zeit zwischen den Jahren immer sehr intensiv für meinen „Master-Review“. Kenner der Materie wissen, dass dieses Tool ein wesentliches Element des Selbstmanagement-Konzepts „GTD“  von David Allen ist. Und viele  von Euch wissen, dass ich ein leidenschaftlicher „GTD´ler“ bin.

Wie sieht mein Master-Review konkret aus?

Zunächst einmal sehe ich meine persönliche „Liste meiner Erfolge“ und der Erfolge der von mir geleiteten Unternehmen / Organisationen und Projekte an. Da kam in diesem Jahr 2013 einiges zusammen: Eröffnung unserer dritten Kita, Eröffnung eines Familienstützpunktes, Beteiligung an spannenden Modellprojekten im Bezirk, neue Produkte in der .garage berlin, Fertigstellung und Präsentation  eines Buches, an dem ich mitgewirkt habe… u.v.m…… ! Diese „Liste der Erfolge“ ist ein „Heiligtum“ – denn sie rückt meine Wahrnehmung zurecht: Im Arbeitsalltag bin ich häufig mit den Themen und Fragestellungen befasst, die nicht so reibungs- und problemlos laufen; viele Sachen gehen schief oder werden be- und  verhindert. Der Blick auf meine „Liste der Erfolge“ relativiert die „negative“ Wahrnehmung und wirkt auf mich motivierend. Arbeiten ist immer beides: gewinnen und verlieren, erfolgreich sein und Misserfolge aushalten, Hochdruck und Entspannung. Auf die Balance kommt es an. Ungleichgewicht in die eine oder die andere Richtung kann man / kann  ich immer für eine bestimmte Zeit gut aushalten…. dauerhafte Schieflagen sind aber kräftezehrend und zermürbend. Der Rückblick auf ein ganzes Jahr rückt hier auch die zeitliche Dimension bestimmter Phasen in ein realistisches Licht.

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Immer am Ende des Jahres stelle ich auch fest, dass ich an zu vielen Projekten beteiligt bin und  an zu vielen Themen, an zu vielen „offenen Enden“ gleichzeitig arbeite. Ich neige dazu, immer neue Aufgaben anzunehmen. Interessante und herausfordernde Aufgaben üben eine magische Anziehungskraft auf mich aus. Ich kann nicht „Nein“ sagen, wenn der Job, das Projekt spannend aussieht und persönliche und/oder berufliche Weiterentwicklung verspricht. Daher ist der zweite Schritt meines Master-Reviews eine Mischung aus Rückblick und Vorausplanung: Ich sehe mir jeden (!) Job, jedes (!) Projekt an dem ich beteiligt bin, jedes (!) „offene Ende“ an und prüfe a.) ob mich das Thema noch interessiert bzw. noch aktuell und wichtig ist und ich weiter daran arbeiten möchte oder ich b.) die Aufgabe aufgeben (schöne Wortkombination… 😉 ) und/oder jemand anders anvertrauen kann oder c.) sich das Thema vielleicht schon vollkommen verändert oder „überlebt“ hat und es gar nicht mehr bearbeitet werden muss. Gerade Variante c.) ist immer wieder ein „Aha-Erlebnis“: Wenn Du plötzlich feststellst, dass Du bestimmte Aufgaben eigentlich nur noch machst, weil Du Dich so schön  an die Aufgabe gewöhnt hast – obwohl diese eigentlich im Laufe der Zeit vollkommen überflüssig und sinnlos geworden ist. Zum Glück kommt das bei meinen Aufgaben nicht sehr häufig vor – allerdings tritt das Phänomen bei der Überprüfung von Sitzungs- und Gremien-Teilnahme erschreckend oft auf….

Das „aussortieren“ erfolgt übrigens nicht nur im Bereich der Aufgaben und Verpflichtungen. Fast automatisch passiert es „nebenbei“, dass es mir ein  dringendes Bedürfnis wird, mich von „Zeugs“ zu trennen. Dinge in der physischen Welt, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, Dinge, die ich mir gekauft, dann aber schnell das Interesse oder den Gefallen verloren habe. Kram der alles verstopft. Am Ende des Jahres schmeisse ich unglaublich viel weg oder verschenke Sachen, die vielleicht für andere noch einen Nutzen haben.

Alles was in diesem Check „rausfliegt“ macht Platz für neues. Das ist der dritte Teil meines „Master-Reviews“: Ausschau halten, in mich gehen, die Welt beobachten und entscheiden: Womit will und werde ich mich im nächsten Jahr verstärkt beschäftigen. Wo gibt es Chancen und Risiken, um die ich mich kümmern will?  Welche Entwicklungen und Projekte will ich befördern? Wo will ich mich engagieren? Und Wie?
Auch diese Liste überprüfe ich, unterziehe sie einem „Realitätscheck“. Dabei hilft mir mein Jahreszielplan (dessen Grobgerüst schon seit Ende November steht) und dabei hilft die „Liste meiner Hauptaufgaben“? Auf der „Liste meiner Hauptaufgaben“ stehen die Aufgaben und Verpflichtungen, die sich aus meiner Tätigkeit als Geschäftsführer zwangsläufig ergeben. „Für was genau leisten sich Stadtteilzentrum Steglitz und .garage berlin einen Geschäftsführer?“ Auf dieser Liste steht die Antwort…… Aus diesen definierten Hauptaufgaben und aus meinem beruflichen und persönlichen  Zielen ergeben sich meine Prioritäten, die im letzten Teil meines Master-Reviews zu einem Arbeitskonzept, zu einem Handlungsleitfaden für das neue Arbeitsjahr zusammengeführt werden.

Für mich ein unverzichtbarer Teil meines Selbstmanagement-Konzepts und meiner Arbeitsorganisation. „Zwischen den Jahren“ – für mich die wichtigste Zeit des Jahres.