Ich selbst lese ja keine Beiträge, in denen jemand verkündet, dass er ein „Geheimnis“ verrät. Entweder ist es dann kein Geheimnis, was da vorgestellt wird – oder der Mensch, der das schreibt ist ein unzuverlässiger, intriganter Zeitgenosse, dem man nicht vertrauen sollte….

Da Ihr diesen Beitrag angeklickt und nun bis hierher gekommen seid, gehe ich mal davon aus, dass Ihr anders seid. Das freut mich zwar, aber ich muss Euch enttäuschen: Auch ich verrate kein Geheimnis – das was hier steht, ist von anderen Menschen auf ihre Art auch schon beschrieben worden. Trotzdem schreibe ich über mein „Erfolgsgeheimnis“, weil ich immer mal wieder gefragt werde, was dieser ominöse Hinweis bei Facebook und Twitter soll, dass ich jetzt meinen „weekly review“ mache. Das will ich verraten (insofern ist das zumindest  dann ja für manche doch ein Geheimnis, das ich lüfte, wenn ich verrate was ich Sonntag abends so mache….) und ich glaube, dass es  gut ist  darüber zu schreiben, denn der weekly review ist für mich DER Schlüssel zu einer erfolgreichen Arbeitsplanung. Sollten viel mehr Leute so machen… dann würden sich manche wundern, was man – gut organisiert – so alles in einer Woche schaffen kann. Wenn man denn will……

Immer sonntags am späten Nachmittag setze ich mich an meinen Schreibtisch und widme mich – je nachdem wieviel Zeugs im Laufe der Woche den Weg zu mir gefunden hat – meiner wöchentlichen Durchsicht. David Allen nennt es in seinem GTD – Konzept den „weekly review“. Ich hatte anderer Stelle je schon beschrieben (klick  mal hier…….!) , dass Selbstmanagement mich doch sehr interessiert. Aus dem Konzept von David Allen habe ich für mich eine Form der Selbstorganisation gebastelt, die es mir ermöglicht, bei all den Jobs, den verschiedenen Aufgaben und Themen einen ziemlich guten Überblick zu behalten. Ohne David Allen und ein paar super nützliche Tools (v.a. Evernote und  Omnifocus) wäre ich hoffnungslos verloren.
Ich glaube, dass der sonntägliche weekly review der absolute Höhepunkt und der wichtigste Teil meines Selbstorganisationssystems ist: Alle Notizen werden spätestens hier einmal gründlich durchgesehen und ich checke, ob sich hieraus Aufgaben ergeben, die ich auf eine meiner Listen vermerken muss oder ob irgend jemand über irgend etwas informiert werden muss; ich checke, ob  evtl. noch nicht beantwortete Mails und Messages bearbeitet werden müssen; ich sehe meine Listen durch, was an Aufgaben aus  der  letzten Woche erledigt ist und abgehakt werden kann und was an neuen Aufgaben hinzu gekommen ist. Ich sehe alle „physischen Gegenstände“ in meinem Eingangskorb durch (Briefe, Kataloge, private Rechnungen, leere Batterien, ein kaputtes Portmonnaie ….z.B.) und entscheide, was damit getan werden muss (einzige Regel: nicht zurück in den Eingangskorb legen!). Schlussendlich sehe ich meinen Terminkalender durch und prüfe, ob und wie ich mich auf einzelne Termine in der vor mir liegenden Woche vorbereiten muss.)
Meine Listen sind – ganz GTD-konform – als Kontextlisten („am Telefon“, „am Rechner“, „bei Aldi“, „mit Max“, „mit Lieschen“, „zuhause“) oder als Projektlisten organisiert (wobei bei mir alles als „Projekt“ gilt, was mehr als einen Arbeitsschritt umfasst und dessen Erledigung mehr als zwei Minuten dauert).

Am Ende meines weekly reviews habe ich a.) ein super gutes Gefühl, weil ich weiss, dass alles, was in meinem Arbeitsbereich und im privaten Zusammenhang  an Jobs und Aufgaben umher schwirrt,  erfasst ist – ich vergesse kaum noch etwas – und b.) ich alle wichtigen Projekte immer auf einem aktuellen  Stand habe und mein Teil am Gelingen der einzelnen Vorhaben gut organisiert ist. Mehr kann man von einem Selbstmanagementsystem nicht erwarten, oder?

Toll finde ich, dass mittlerweile auch ziemlich viele Leitungsmitarbeiter*innen von Stadtteilzentrum Steglitz und .garage berlin nach diesem System arbeiten. Dies hat in ganz vielen Bereichen zu wirklich ganz erheblichen Produktivitäts- und Qualitätssprüngen geführt.

Also: wenn Ihr Euch wundert, warum ich Sonntag abends immer so wenig bei Facebook und Twitter unterwegs bin….. jetzt wisst Ihr es 😉

Das „Geheimnis“ dürft Ihr übrigens auch weitererzählen (also teilen und re-tweeten… 😉 )